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Unter Kontingentierung versteht man allgemein die wert- oder mengenmäßige Beschränkung (Quotierung) des Austausches von Gütern oder Geldmengen zum Zwecke der Kontrolle über diese Sachen. Bei der GWDG soll die für jedes Institut zur Verfügung gestellte Menge an Arbeitseinheiten (AE) kontingentiert werden. Eine Arbeitseinheit ist dabei eine fiktive Währung, mit der alle Dienstleistungen der GWDG bewertet werden. Die Höhe der jeweiligen Bewertung ( Bewertungsliste) ist dem Kostenrechnungssystem der GWDG entnommen, das auf einer Vollkostenrechnung beruht.
Alle Dienstleistungen werden aufgeteilt in „maschinelle Leistungen“ und „personelle Dienste“. Personelle Dienste werden grundsätzlich proportional zu der Zeitdauer abgerechnet, die für den Dienst von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der GWDG aufgewendet werden muss. Eine Arbeitsstunde wird dabei mit 4 AE bewertet. Maschinelle Leistungen, beispielsweise die in Anspruch genommene CPU-Zeit eines Rechners, werden entsprechend den Kosten bewertet.
Der Wert einer Arbeitseinheit kann in den zugehörigen Wert in Euro umgerechnet werden.
Die Bereitstellung eines Kontingents an Arbeitseinheiten stellt ein Anrecht dar, Dienstleistungen der GWDG zu nutzen, falls diese verfügbar sind. Das Kontingent kann nicht in Euro umgetauscht werden.
Die Nutzervertretung, der Aufsichtsrat sowie die Gesellschafterversammlung der GWDG haben den folgenden Richtlinien zugestimmt.
Die Gesamtmenge an verfügbaren Arbeitseinheiten wird nach dem folgenden Schlüssel auf die Gesellschafter und den Rest der Institute, die IT-Leistungen bei der GWDG in Anspruch nehmen können, verteilt:
Die Universität Göttingen erhält insgesamt 46 % der Gesamtmenge an verfügbaren Arbeitseinheiten, ebenso die Max-Planck-Gesellschaft. Die GWDG selber erhält 5 %, alle anderen Institute zusammen 3 % der Gesamtmenge.
Innerhalb eines Gesellschafters (Universität Göttingen oder Max-Planck-Gesellschaft) bzw. bei den restlichen Instituten werden die Arbeitseinheiten folgendermaßen auf ein Institut aufgeteilt: Das Institutskontingent setzt sich aus drei Teilen zusammen: Das Basiskontingent ist proportional zur Anzahl der Beschäftigten im Institut, das Verbrauchskontingent beträgt 95 % der im vergangenen Jahr verbrauchten Arbeitseinheiten. Zu Beginn eines Jahres wird das Maximum von Basiskontingent und Verbrauchskontingent einem Institut zugeteilt. Bei Bedarf kann ein Institut einen Anteil aus dem Kontingent der Nutzervertretung zusätzlich beantragen. Diese drei Teile bilden das Gesamtkontingent eines Instituts, das im Laufe eine Jahres durch die Inanspruchnahme von IT-Leistungen verbraucht werden kann.
Anträge auf Zuweisung zusätzlicher Arbeitseinheiten aus dem Kontingent der Nutzervertretung können ab Juli eines Jahres bei der Kontingentierungskommission beantragt werden.
Die detaillierten Richtlinien enthalten dabei die Verfahren zur Bestimmung des Gesamtkontingents, der Institutskontingente, der Abrechnung des Verbrauchs (auch im Notfall) sowie der Zuweisung aus dem Kontingent der Nutzervertretung.
